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eSocial: o que é e como funciona passo a passo a plataforma?

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O eSocial é um programa do governo federal criado em 2014 com o objetivo de otimizar o banco de dados em relação a informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas de pequenas e grandes empresas em todo Brasil. O objetivo é conseguir padronizar e melhorar o sistema através da digitalização e unificação de todas essas informações.

O eSocial é vinculado ao SPED (Sistema Público de Escrituração Digital, e passou a ser obrigatório para todas as empresas a partir de 2018. Ele regulamenta diversas leis e regras tanto do setor de previdência e de trabalho, mas sem alterar a legislação vigente. Abaixo, você irá entender um pouco mais sobre o eSocial e as suas principais leis.

Desafios do eSocial

O eSocial é um projeto com um objetivo avançado, que vai transformar para melhor o sistema de gerenciamento de dados. Ele busca unificar os mais variados órgãos federais, envolvendo todas as empresas do país e seus colaboradores, com o objetivo de enviar todos esses dados para um único sistema, o chamado “Ambiente Nacional do eSocial”, que irá funcionar de forma exclusiva e totalmente online.

Todo esse processo realizado por esse projeto, busca viabilizar o controle das informações, trazendo uma maior clareza e segurança sobre esses dados que são enviados para a base do Governo. Porém, ao mesmo tempo é um projeto muito complexo devido ao seu alcance, exigindo que as empresas passem por um extenso processo de revisão no setor de Recursos Humanos (RH) e também dos setores relacionados ao seus colaboradores, como a segurança do trabalho ou o funcionamento jurídico e tributário, o que acaba levando a um grande processo de atualização dentro das empresas.

Funcionamento e transmissão para o eSocial

As informações devem ser enviadas para a base de dados do eSocial são divididas em 3 etapas, Eventos Iniciais e de Tabela, Eventos não Periódicos e Eventos Periódicos. Esse envio é considerado um evento, que resumidamente são ocorrências jurídico-trabalhistas que podem acontecer dentro de um determinado tipo de emprego e o seu realizador.

Eventos Iniciais e de Tabela

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Esse é o primeiro evento que deve ser encaminhado para o sistema do eSocial, nele são transmitidas as informações do trabalhador-contribuinte. Anexando os dados fiscais e administrativos, fazendo inicialmente o cadastro de todos os empregados em atividade e os seus vínculos com a empresa.

Ainda dentro dessa categoria, se encontram os eventos de Tabela, que fazem a estruturação que servem como base para os eventos seguintes. Dentro desses eventos encontramos o seguinte:

  • Dados sobre o empregador
  • Vínculos a serem cadastrados
  • Tabulação dos cargos da empresa
  • Tabulação dos horários da empresa

Eventos Não Periódicos

Esse evento trata dos aspectos relacionados entre o empregador e o servidor ou colaborador que não tem uma data definida para acontecer, bem como dos fatos relacionados na relação entre ambos, como os direitos e deveres trabalhistas, questões fiscais e também as informações previdenciárias. Nesse evento alguns dos pontos abordados, são:

  • Assentimento do trabalhador
  • Informações sobre o cadastro dos colaboradores e servidores
  • Diálogo sobre os eventos de acidente de trabalho
  • Reintegração e Desligamento de trabalhadores e colaboradores

Eventos Periódicos

São os eventos que possuem agendamento definido para o seu acontecimento ou realização, estando sempre vinculado até o sétimo dia útil de cada mês para que os empregadores e colaboradores cumpram suas obrigações. Dentre essas obrigações, temos:

  • Pagamento dos trabalhadores
  • Remuneração dos rendimentos ligados ao trabalho
  • Contribuição dos patrões para com as questões sindicais

Certificação para o eSocial

Durante a transição de adequação ao sistema do eSocial, as empresas que estiverem fazendo esse processo necessitam de um certificado digital. Esse certificado é o primeiro ponto para conseguir a normatização da empresa e atender as exigências do projeto, somente com o certificado digital será possível conseguir acesso a plataforma do eSocial, bem como transmitir dados ao sistema. 

Lembrando que todo esse processo é previsto em lei e o não cumprimento do mesmo e dos seus prazos podem acabar resultando em penalidades, também previstas em lei, isso se aplica ainda no caso do envio de arquivos que possuam erros ou tenham informações omitidas.

O certificado digital é necessário para cumprir as exigências do eSocial, sendo exigido para todas as empresas que possuam mais de 3 funcionários cadastrados. Esse certificado é fundamental para garantir as emissões de documentos dos trabalhadores sobre o fundo de garantia, bem como conseguir pesquisar os valores de FGTS em aberto e que deverão ser pagos aos trabalhadores.

Certificado Digital

O certificado digital nada mais é do que uma identidade eletrônica válida para empresas ou até mesmo pessoas. Ele simplifica a vida das empresas pois possui valor jurídico, a sua assinatura é equivalente a uma presencial feita no papel pelo representante da empresa, pois ela funciona como uma carteira de identificação virtual, porém o seu valor de assinatura é sempre equivalente a uma assinatura comum.

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A maioria das empresas necessitam de um certificado digital para poderem manter relações com órgãos públicos. As exceções ficam por conta de empresas que têm menos de três empregados e optaram por utilizar o sistema Simples Nacional e o seu regime tributário ou para MEI (microempreendedor individual e até também pessoas físicas.  

Penalidades do eSocial

Como todo o processo do eSocial passa por regulamentações e leis a serem seguidas, o não cumprimento destes quesitos podem acabar resultando em algumas penalidades, como por exemplo:

Férias

Existe uma multa no valor de 170 reais para as empresas, isso pode ocorrer quando a comunicação das férias ao seu trabalhador não acontecer no prazo estabelecido de 30 dias de antecedência.

FGTS

O  Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) é parte dos direitos do trabalhador, assim, as empresas que não fizerem os pagamentos ou notificarem os trabalhadores sobre o depósito podem receber uma multa que varia de 10 a 106 reais por empregado da empresa.

PPP

Um Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) é o documento responsável por fazer o registro sobre a exposição dos trabalhadores a produtos com agente físico, químico ou biológico. Essa exposição, que pode trazer danos à saúde do trabalhador a longo prazo, pode gerar direito a uma aposentadoria especial.

Alterações na situação do trabalhador

Alterações que aconteçam no contrato ou no cadastro do trabalhador, isso deve ser informado e atualizado no eSocial. É uma obrigação da empresa manter a base de dados dos seus empregados sempre atualizada, caso isso não aconteça a empresa pode pagar até 600 reais de multa por cada empregado com informações desatualizadas. 

Admissão

Caso seja feita a contratação de um novo empregado, este deverá ser informado com pelo menos 24 horas de antecedência para o início da sua prestação de serviços. A CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) possui o artigo 47, que garante proteção ao trabalhador não informado dentro do prazo, assim a empresa poderá pagar multas que variam de 3 a 6 mil reais, e também mais 800 reais para cada trabalhador que não for registrado ou que sua Carteira de Trabalho não esteja devidamente registrada dentro da lei.

Afastamento

Sempre que acontecer o afastamento de um empregado por questões relacionadas à doença, licença ou acidente, a empresa deverá realizar ou emitir um comunicado de forma imediata. A falta dessa comunicação pode gerar uma multa para empresa, o valor será decidido pelo Ministério do Trabalho. Essas são as ocorrências mais comuns para afastamento, mas caso a razão do afastamento seja outra, o comunicado deve ser igualmente realizado para evitar punições.

CAT

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O CAT (Comunicar Acidente de Trabalho) deve ser informado o mais rápido possível quando ocorrer algum acidente ou morte de um trabalhador/colaborador. O prazo é o primeiro dia útil após o acontecimento do fato, caso não aconteça a comunicação dentro desse período a empresa irá ser multada com valores que podem ter variação de acordo com a contribuição do empregado que sofreu o incidente.

SPED: Sistema Público de Escrituração Digital

O governo desenvolveu o SPED para viabilizar e otimizar o recebimento de dados e informações das empresas sobre questões fiscais e contábeis. O objetivo do SPED é facilitar o processo de realização das obrigações fiscais das pessoas que são contribuintes da previdência social, buscando uma aceleração no setor de desenvolvimento econômico do Brasil.

Outro ponto importante do SPED é que ele facilita o acesso das pessoas e empresas a informações fiscais, além de dados sobre as situações cadastrais. O sistema é importante para melhorar a relação entre todas as partes envolvidas no processo de regulamentação. Importante lembrar que o eSocial está vinculado ao SPED, fazendo parte de um sistema unificado que busca melhorar todas as relações e informações sobre os trabalhadores e sua situação nas empresas.

eSocial: Atenção aos envios

É muito importante que as empresas fiquem atentas a alguns pontos na hora de encaminhar os dados para o governo, fazendo uma verificação dos cadastros enviados para evitar divergências. É preciso realizar a qualificação cadastral dos colaboradores ou servidores, pois dados que apresentem erros podem impossibilitar o envio ao eSocial, inclusive erros relacionados a nome e dados do PIS (Programa de Integração Social), então é importante ter cuidado com a correção dos dados.

Outro ponto para se prestar atenção são informações dos trabalhadores da empresa no que se tange a dependentes e pensões relacionadas a ele, pois erros como esse podem gerar problemas nos cálculos que fomentam a folha de pagamento dos empregados. 

Além disso, os impostos e contribuições da empresa precisam passar por um processo de conferência nas suas configurações, para evitar incidentes com esses dados, é muito importante que os dados estejam sempre de acordo com as leis vigentes na legislação para cada ocorrência específica, como a realização dos pagamentos, os direitos a férias, avisos que necessitam ser feitos previamente, etc.

E por fim, é necessário que o RAT (Riscos Ambientais do Trabalho) e o FAP (Fator Acidentário de Prevenção) estejam sempre em perfeita harmonia com os seus dados, verificando se o enquadramento das suas alíquotas estão corretas e semper atualizadas para evitar problemas de divergência com as contas do INSS sobre os direitos do trabalhador.

eSocial Doméstico

Em 2015 o eSocial doméstico foi integralizado para cumprimento das leis vinculadas ao Simples Doméstico (sistema responsável pelos tributos do trabalho doméstico), com objetivo de unificar as responsabilidades do empregador para com o trabalhador doméstico.

Esse módulo do Simples Doméstico pode ser acessado na plataforma do eSocial, tanto com a utilização do certificado digital que a empresa possui como gerando um código de acesso.

Dentre as atribuições do eSocial doméstico está o dever do empregador em efetuar os pagamentos e recolhimento da guia única sempre até o sétimo dia útil do próximo mês, declarando ou informando todos os os dados sobre a situação do empregado, seu contrato ou vínculo de trabalho, bem como qualquer ocorrência extra, como férias, pedido ou emissão de licença, pagamento de impostos ou pagamentos previdenciários e até acidentes de trabalho ou afastamento. 

Alteração na resolução

Após a sua criação em 2014, o texto sobre eSocial passou por algumas alterações e adaptações, trazendo maiores detalhes a respeito de alguns grupos e a adição para perfis de novos contribuintes. Uma das alterações, por exemplo, previa que empresas públicas teriam que passar pela adaptação em caráter obrigatório até o fim do primeiro semestre de 2019.

Assim, essas empresas ficariam responsáveis por fazer o envio de forma constante com as informações exigidas pelos órgãos relacionados ao eSocial. Tudo de forma clara, segura e com os comunicados realizados sempre dentro dos prazos estipulados, caso isso não aconteça a empresa corre o risco de sofrer penalidades previstas na lei. Lembrando que não existem penalidades para empresas que não fizeram adesão ao sistema do eSocial de maneira imediata.

Vantagens da eSocial para empresas e empregados

Com o processo mais simplificado pelo projeto do eSocial, a produtividade e organização das empresas é aumentado, a centralização de informações e menores erros em cálculos de pagamentos e serviços se torna muito mais simples com a base de dados do programa, o que serve como guia para esses dados.

O eSocial ainda garante uma maior segurança jurídica, além de uma enorme padronização de dados, resultando na troca de diversas obrigações para essas operações por um sistema único e organizado, bem como a disponibilidade das informações para os órgãos envolvidos, evitando maiores erros.

Já para os empregados e servidores, o eSocial garante uma maior clareza nos contratos trabalhistas, bem como suas informações previdenciárias e diminuindo as chances de erros relacionados ao tempo de serviço ou de informações que pudessem se perder com o passar dos anos. Essa padronização do eSocial registra todos os dados vinculados a pagamentos, serviços prestados, licenças, afastamentos e muitas outras informações.

Melhorias do eSocial no departamento pessoal e RH

O sistema integrado substituiu as pilhas de documentos e formulários que eram entregues separadamente, simplificando muito as obrigações dos funcionários desse setor e também do RH. Além disso, o processo de admissão em casos de novas contratações de trabalhadores também ficaram mais ágeis, pois é possível fazer o envio imediato das informações com o devido cadastro de novo empregado ou mesmo alterações em contratos vigentes, evitando maiores problemas para o empregador e resolvendo quaisquer pendências de forma rápida.

Outro aspecto positivo é a redução nos erros, com a automatização e geração de guias por parte do sistema do eSocial, os recursos de tributos e FGTS por exemplo, ficam expostos a menos erros nos seus cálculos, bem como uma menor repetição de informações, assim a base unificada garante uma melhor qualidade dos dados enviados ao governo.

Por último, a segurança jurídica também foi melhorada com o sistema do eSocial, a integralização de uma plataforma para a entrega e registro das obrigações legais, garante uma maior segurança na execução dos direitos dos trabalhadores, bem como do empregador.

Reforma trabalhista: Como atingiu o eSocial

O eSocial não faz alterações em absolutamente nenhuma lei, ele apenas modifica a forma como os dados ou informações sobre empresas e trabalhadores são entregues. Assim, com a forma trabalhista algumas alterações ocorreram no sistema do eSocial.

Atualização da interface: Ocorreram algumas alterações no template do site para que ele se adaptasse a alguns pontos da reforma. Por exemplo, se tornou possível informar no sistema a divisão férias dos servidores em até três momentos diferentes, atendendo assim uma das alterações da reforma.

Regras específicas: As regras diferenciadas para o trabalhador passou por algumas mudanças, dentre elas temos o pagamento de rescisão ou demissão por acordo entre as partes (empregador e empregado), penalidade para contratantes que se neguem a regularizar o trabalhador assinando a carteira de trabalho. Além do eSocial doméstico que já foi citado, que traz pontos específicos a serem contemplados nas suas folhas de pagamento.

Ações atualizadas: Essa ação buscou trazer mais clareza aos deveres. Sendo possível adicionar as mais variadas atividades e serviços, a contratação de trabalhadores autônomos sem vínculo registrado na carteira de trabalho é uma delas.

Informações sobre serviços: Essa função trouxe a possibilidade das empresas realizarem a informação sobre como a prestação de serviços por parte do trabalhador aconteceu, isso acontece quando as empresas possuem diferentes meios para a realização de uma mesma tarefa. Assim, elas podem inserir detalhes sobre o ambiente e outros pontos importantes no eSocial.

O que mudou para as pequenas e grandes empresas

O eSocial deixou diversas dúvidas para empresários com as suas exigências e grande proporção de informações a serem efetivadas e atualizadas diariamente ou mensalmente, pois quando as mesmas não eram cumpridas acabavam gerando penalidades. Isso trouxe a necessidade das empresas otimizarem seus setores de organização, gerando uma segurança na produção dos dados e informações que são repassados ao eSocial.

As empresas pequenas ou grandes têm as mesmas responsabilidades perante o sistema do eSocial, o que pode ser um problema para empresas menores ou que estão em estágio inicial. Uma guia de mão dupla, ao mesmo tempo que gerar essas informações podem ser um problema, é possível usufruir das informações do sistema da eSocial, o que também facilita a organização no início. Encontrar uma parceria adequada pode muitas vezes ser a solução para que as exigências do eSocial sejam atendidas sem maiores problemas. 

A reforma trabalhista irá acabar com o eSocial?

Logo após a aprovação da reforma trabalhista surgiram inúmeras notícias ou boatos sobre o fim do eSocial, porém o governo se posicionou e eliminou essa possibilidade. O Governo pretende na verdade debater sobre uma simplificação de alguns campos sobre as informações exigidas pelo eSocial relacionada a cadastro, bem como a alteração e aumento nos prazos para comunicação dos dados ou informações, buscando ajudar as pequenas empresas a terem mais tempo hábil para se adaptarem.

O eSocial vem sofrendo alterações ao longo do tempo, de forma que este esteja sempre atualizado e mais próximo da realidade social em cada momento, sempre dentro da lei e encontrando formas de ajudar as empresas e o trabalhador. Como o eSocial é uma ferramenta do governo que serve para fiscalização e penalização das empresas que descumprem os seus deveres, ela se mostra de fundamental importância para os empregados. Sendo também peça importante na arrecadação de impostos e estando sempre neutro em questões políticas, pois não importa qual lado esteja governando, o eSocial é voltado para evitar que as empresas descumpram os direitos dos trabalhadores ou atuem de forma irregular, ao mesmo tempo, oferecendo a elas um sistema totalmente otimizado e funcional.

Assim, as mudanças trazidas na reforma trabalhista e no eSocial se mostram importantes para uma melhoria na relação do governo com as empresas e com os seus funcionários. Fazendo o uso correto e dentro da lei do eSocial, continuará mais fácil fiscalizar as empresas no que diz respeito aos direitos e deveres trabalhistas e previdenciários.

Conclusão

O eSocial trouxe diversas vantagens para a organização e validação dos dados dos trabalhadores, ajudando inclusive as empresas no processo de acesso a esses dados. O governo também passou a ter um maior controle das ações das empresas sobre as leis e regras do direito trabalhista, fiscal e da previdência, analisando se elas estão atendendo a todos esses quesitos.

Assim, o eSocial trouxe uma maior responsabilidade para as empresas e também para os trabalhadores, pois as informações seguras e registros corretos evitam erros ao longo do tempo ou sobre processos trabalhistas. As empresas precisam ficar atentas para cumprir as exigências de forma correta e evitar penalidades financeiras, mas não só isso, evitar para ela mesma erros cadastrais que pudessem gerar prejuízos futuros.

 

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