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Microsoft Word: como usar e passo a passo

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O Word é um processador e criador de textos da Microsoft, e vem presente em quase todos os computadores dentro do pacote “Office”, juntamente com Excel, PowerPoint e outros aplicativos da empresa. É o criador de textos mais comum da atualidade e está disponível para diversas plataformas e aparelhos.

O programa foi desenvolvido por Richard Brodie no ano de 1983, desde então ele tem passado por um grande processo de evolução a cada nova versão, estando sempre evoluindo os recursos existentes e adicionando novas melhorias e opções ao programa. Vamos ver tudo sobre o microsoft word, como usar e o passo a passo para sua utilização de maneira mais simplificada.

Modelos ou Novo Documento

O Word apresenta diversas opções de modelos prontos para facilitar o seu trabalho, modelos prontos para boletins informativos, calendários, cartas, convites, envelopes, faturas, folhetos, formulários, listas, panfletos, rótulos e muitos outros. Tudo para tornar o seu trabalho mais fácil e prático.

A outra opção é a “Novo Documento em Branco” que geralmente é a mais utilizada, principalmente para quem vai criar artigos, trabalhos acadêmicos ou coisas similares. Essa opção é iniciada com a formatação de fábrica, totalmente básica e o usuário vai configurando ela de acordo com a sua necessidade.

Menu 1: Página Inicial

Ao iniciar um novo documento, seja ele em branco ou modelo editado previamente, o programa te leva para o menu da “página inicial”, nesse menu você terá acesso às ferramentas de formatação, podendo assim fazer as configurações básicas e avançadas do seu texto.

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Dentre as alterações que podem ser feitas encontramos a fonte, o espaçamento, parágrafos, títulos e subtítulos, espaçamento, entre muitas outras opções que ficam a critério da sua otimização. Vamos começar explorando a página inicial do Microsoft Word e as suas opções.

Fonte

O Word possui mais de uma centena de fontes disponíveis para utilização, desde as fontes mais comuns, utilizadas em trabalhos e artigos, que são a Times New Roman e Arial, até letras cursivas ou espaçadas em caixa alta. Diversas opções para você desenvolver o seu texto da forma que desejar.

Após escolher a sua fonte, é possível regular o tamanho delas. Após isso, é possível escolher a cor, opções de sublinhado, itálico e negrito. Lembrando que podem ser utilizadas diversas cores e as opções de formatação apenas em palavras específicas e não em todo texto, como no próprio exemplo dado aqui. É possível ainda acrescentar um realce ao fundo do texto, como marcador de texto, em trechos (ou todo texto) que desejar, isso geralmente é utilizado para processo de correções.

Alinhamento

O alinhamento do texto é encontrado ao lado das opções de fonte, estão presentes em 4 opções: 

  • Alinhado à Esquerda;
  • Alinhado à direita;
  • Centralizado;
  • Justificado. 

A opção de alinhar a esquerda irá alinhar o seu texto com a margem esquerda e o final de cada frase do texto terá variações a depender do tamanho das palavras e o espaçamento do lado direito irá se alternar.

 Alinhar à esquerda, fará o mesmo processo do alinhamento mencionado acima, mas do lado reverso. O Texto começa sendo escrito da direita pra esquerda, essa opção geralmente é utilizada para marcar numeração, acréscimo de nomes em cantos de trabalho, entre outros.

Centralizar, irá fazer com que o texto fique alinhado com o centro da folha, essa opção costuma ser comumente utilizada na formatação e criação de títulos e subtítulos em capas e contracapas.

Justificado, irá fazer um ajuste das frases para que o texto fique quadrado e sem espaços no início e no final das frases. Também é a formatação utilizada para trabalhos acadêmicos e se aplica nas normas ABNT.

Parágrafo

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Essa opção é uma das mais importantes para a formatação do seu texto. Nela você irá definir o espaçamento entre o seu texto e as margens superiores, inferiores, da direita e da esquerda. Além do espaçamento entre o final de um parágrafo e o início de outro. Mas não se preocupe, não é tão difícil como pode parecer, pois a maioria das formatações são automáticas e as predefinidas, como as normas da ABNT trazem os detalhamentos de cada ponto, assim, você só precisa acessar o menu e colocar as numerações em cada item correspondente.

Além disso, aqui tem outra opção importantíssima que é o espaço entre as linhas, sejam espaçamentos múltiplos, simples, de 1,5 ou duplos. Cada uma dessas formatações colocam uma distância diferente entre uma linha e outra, caso não saiba como  qual irá se adaptar melhor ao que você quer, basta testar todas.

Caso esteja desenvolvendo um trabalho escolar, artigo científico ou trabalho acadêmico, o espaçamento 1,5 é o padrão, utilizado segundo as normas da ABNT. Após fazer isso, caso deseje você pode salvar suas formatações, em “definir como padrão”, assim todo novo documento que você iniciar já irá ser iniciado com aquele modelo que você definiu.

Estilos 

A outra opção é os estilos de textos, essa opção é importante pela praticidade que pode te oferecer, para configurar os títulos e subtítulos, assim, ao definir a formatação para esse modelos, quando desejar aplicar aquela formatação novamente, basta clicar sobre ela. Seja título 1, título 2, subtítulos, etc.

Outras Opções

Na página inicial é possível encontrar ainda algumas outras opções, como as bordas, cor da página e outros recursos menos utilizados. Mas o principal são os bullet points e a numeração para lista. Essa numeração está disponível em diversos modelos, sejam em letras, números, algarismos romanos, etc. Bem como os bullet points, que além das tradicionais bolinhas de destaque, apresentam opções de setas, quadrados e o recurso para definir novos marcadores. Essa opção também se aplica para as listas e numeração.

Menu 2: Inserir Word

A opção já é bem clara, caso deseje inserir algo no seu texto, basta seguir a segunda opção no menu geral, ao lado da página inicial. Essa opção contém todos os recursos que você possa precisar para acrescentar coisas ao seu texto.

Dentre as opções estão a opção de anexar imagens, caixa textos, gráficos, formas, tabelas. Dos recursos relacionados ao texto, tem ainda a quebra de página, inserir uma nova página em branco, folha de rosto, cabeçalho, rodapé e número de páginas.

Ainda se encontram opções para inserir símbolos, equações e o WordArt, onde você pode colocar textos coloridos, com sombreamento, etc. Geralmente é utilizado para criação de capas e contracapas de trabalhos, basta acessar a opção e escolher o modelo que mais te agradar.

Imagens

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A inserção de imagens no texto do Word pode acontecer de diversas formas, elas podem ser encaixadas no texto como você preferir. As formatações te dão as seguintes opções:

Na frente ou atrás do texto:  Não tem segredos, o nome resume tudo. É apenas jogar uma imagem sobre o texto ou atrás dele. 

Alinhado com o texto/Através: Aqui a imagem fica onde você a colocar, cercada pelo texto. Se encaixando com as palavras.

Quadrado: Muito semelhante à opção anterior, porém aqui a imagem fica mais fácil para ser movida no texto e diminui a quantidade de espaçamento do texto ao redor da imagem.

Superior/Inferior: Muito simples, aqui a imagem fica no meio e o texto acima e abaixo da imagem, sem textos nas laterais. Recurso geralmente utilizado para imagens grandes, que ficam de ponta a ponta da página.

Quebra de página e número de página

Ponto muito importante e motivo de dor de cabeça para muitos. A numeração das páginas em trabalhos que necessitam começar das páginas após o sumário, capa e contracapa, etc. acabam gerando muito trabalho.

Aqui a opção muito importante é a “quebra de página”, onde basta fazer isso para separar o texto em diferentes seções, após isso, basta ir até a numeração de página, desvincular a página do restante e então inserir a numeração da qual deseja iniciar a contagem.

Tabelas

Aqui é muito simples, basta você seguir até a opção que irá te dar uma opção base de criar a sua tabela selecionando quadrados equivalentes ao tamanho da tabela que deseja, até 10×10 em linhas e colunas. Caso essa opção não seja suficiente, você pode ir em “Inserir Tabela” e adicionar a quantidade de colunas e linhas que deseja.

Ainda é possível fazer as correções na tabela com as opções de desenhar tabela e apagar. Além do mais, o programa ainda oferece um recurso de tabela rápida, com modelos prontos e a opção de incorporar ao texto uma tabela do programa Excel. 

Gráficos

Muito similar a  tabela, geralmente é montado com dados inseridos em uma tabela primeiramente, depois, basta escolher o modelo de gráfico que deseja usar para expor os dados e informações, gráficos de pizza, linhas, entre outros.

Menu 3: Layout de Página Word

Aqui temos todas as formatações relacionadas a página onde você irá desenvolver o seu trabalho. Você pode definir o tamanho da página, suas margens, bordas e até colunas, que podem ser utilizadas quando desejar dividir o texto em duas, três ou mais partes na mesma página.

Além disso, aqui a opção do parágrafo fica exposta no menu, não sendo preciso clicar para abrir uma nova aba (como é na página inicial) e você pode ir configurando diferentes formatações do texto.

Margens

As margens são a opção de layout sobre as laterais e partes inferiores e superiores de página. Existem diversos modelos de formatação já pré-definidos no menu, mas você também pode criar uma “margem personalizada” caso nenhuma dessas formatações sirva.

Orientação

Muito simples, referente a orientação que deseja colocar na página do texto. Seja a orientação de modo retrato, que é o padrão com página “em pé”. E a outra opção é o modo paisagem, que a página fica na lateral “deitada”.

Tamanho

Aqui você irá encontrar todos os recursos sobre os tamanhos do papel que deseja trabalhar. O programa vem configurado inicialmente com o padrão A4, equivalente a uma folha de ofício. 

Além disso, é possível encontrar formatações prontas para diversos tipos de texto, como carta, tablóide, ofício, extrato, executivo, A3, A5 e a opção para que você possa escolher ou configurar um novo tamanho de papel.

Colunas

Aqui como dito anteriormente, temos a opção de dividir o texto em uma mesma página, podendo ter duas ou três colunas já configuradas no menu. Além de ser possível escolher as opções “Esquerda” ou “Direita” para que a coluna desse lado seja menor do que a do lado oposto.

Caso deseje inserir mais colunas no seu texto, basta ir até o menu “mais colunas” e acrescentar o número que deseja. É importante salientar que as colunas são divididas igualmente, podendo haver o máximo de 11 colunas na página.

Bordas da Página

Aqui é possível configurar todas as bordas da página, acrescentar linhas, remover, adicionar sombreamento e regular o tamanho das bordas. Com opções de caixa, 3D e muitas outras.

Outro ponto é que existe a possibilidade de escolher as cores, largura da linha e até mesmo adicionar artes as linhas das bordas. Essa ação é muito comum para cercar a páginas com linhas simples, se vê muito isso em provas, por exemplo.

Menu 4: Referência

Esse menu é voltado para a parte das referências do seu texto, você pode inserir citações, fontes de pesquisa, inserir índices e notas de rodapé, até mesmo bibliografia. Essas opções geralmente são utilizadas apenas em situações menos comuns, muito específicas.

Sumário 

A parte mais importante das referências é a opção de inserir um sumário. O sumário é utilizado para a organização e paginação das seções do seu texto, e é comum em livros, trabalhos acadêmicos, entre outros. Um ponto importante é que o sumário deve ser inserido em uma página única, então, caso já tenha feito o trabalho e agora deseja inseri-lo, basta ir até a opção Inserir, página, página em branco, pronto, a página será inserida acima da página atual que você está clicado.

O Word oferece todas as opções de sumários já formatados e prontos, mas ainda é possível que você faça alterações manuais para deixar como deseja. Caso faça alterações no texto, basta clicar no sumário e ir na opção atualizar, assim as numerações que tenham mudado vão ser alteradas e atualizadas.

Menu 5: Correspondências Word

Aqui temos as opções para anexar o texto a destinatário e criação de etiquetas e envelopes, esses recursos são muito específicos para certos trabalhos e a menos que esteja realizando um desses trabalhos, não terá muita utilidade para você, o ponto importante aqui é o “Mala Direta”.

Mala Direta

Esse recurso é utilizado para criação de modelos e os recursos citados acima, etiquetas, envelopes e até mesmo fax, bem como o envio de emails em quantidade para diferentes endereços. 

Esse recurso dá opção da criação de três documentos em um, o principal, a fonte de dados e por último o documento mesclado, onde é possível que o arquivo seja anexado em formato Word e Excel para suas planilhas que possam ser melhor visualizadas separadamente.

Menu 6: Revisão

Aqui ficam as opções para revisão e correção ortográfica do texto. É possível revisar todo o texto e fazer as alterações necessárias ou recomendadas pelo Word. Basta acessar o menu e selecionar a opção de revisão completa ou de partes do texto. 

A revisão dá ainda a opção de pesquisar sinônimos para palavras que você não deseje utilizar, alteração do idioma, opção para tradução do texto e alguns outros recursos para situações muito específicas.  

Inserir Comentários

Essa é uma opção muito importante dentro do menu de revisão, pois além de também para fazer comentários sobre o texto, geralmente é muito utilizado por professores em trabalhos acadêmicos, fazendo as observações para que o aluno veja as considerações.

Após as correções é possível ir removendo os comentários, essa opção é super útil pois faz com que não seja necessário uma correção presencial ou em tempo real para realizar as considerações.

Menu 7: Exibição Word

Todas as opções para que você possa visualizar o seu documento e executar ações para melhoria, podendo fazer a exibição do documento e avaliar a sua construção. É possível fazer a visualização em tela inteira, visualizar um layout em modelo web, ver a estrutura dos tópicos e até mesmo criar um rascunho, esse rascunho é feito à parte do texto principal.

Opções: Régua e painel de navegação

Aqui é possível escolher entre exibir as réguas da lateral e da parte superior do texto. Essas réguas geralmente são utilizadas para que se possa visualizar os pontos onde o texto está se iniciando e o recuo dos parágrafos, é preferível que essa opção esteja sempre ativa.

O painel de navegação, caso selecionado, aparece do lado esquerdo do texto. Nele é possível fazer anotações, visualizar o documento página por página caso não deseje fazer a rolagem do documento, esse é um excelente recurso. Além disso, ainda é possível regular o zoom da página e poder organizar tudo.

Arquivo

Aqui encontramos o menu completo sobre as opções do que podemos fazer com o nosso texto. Existem diversas possibilidades e a mais comum delas é a de salvar um documento. Embora essa opção fique visível também na página inicial, a opção dentro do menu traz outros recursos, como a opção salvar como. Essa segunda opção lhe dá a liberdade de salvar o documento em um outro local do computador, diferente do que ele está alocado.

Salvar e Enviar

Aqui é possível encontrar todos os recursos para salvar o seu documento, bem como enviar o mesmo. As opções de envio online incluem as opções por email, postar diretamente em blog e salvar na web. Para enviar por email, basta colocar o documento como anexo e o endereço do destinatário.

Caso deseje salvar ou enviar o arquivo em um novo formato, é possível ainda salvá-lo ou enviá-lo como PDF, XPS ou Fax. Você pode também salvar no seu computador como PDF e Word, ficando com as duas versões do documento, caso necessite.

Imprimir

O menu de impressão é totalmente completo. Aqui você pode escolher entre imprimir o texto inteiro, um número limitado de páginas ou a única página atual. Dentro do menu de impressão, você pode ainda alterar a formatação da página, a orientação, margens e o recurso de imprimir as folhas em frente e verso, além do número de cópias que deseja fazer do documento.

Recente

É muito importante conhecer esse menu, pois nele também ficam arquivados os arquivos temporários. Assim, caso aconteça alguma pane no seu computador ou queda de energia, é possível abrir o Word novamente, ir até essa opção e ele ainda estará na lista de “Documentos Recentes”.

Além disso, caso não esteja encontrando o local onde tenha salvo o arquivo recente, basta ir até esse menu e acessar o documento. Depois disso, poderá salvá-lo novamente onde deseja, acessando a opção salvar como.

Opções

Aqui você encontra todas as opções do documento, o menu é dividido em Geral; Exibir; Revisão de texto; Idioma; Avançado; Barra de ferramentas. Ao clicar em cada um desses recursos irá encontrar inúmeras opções marcadas e outras não, com as configurações vindas de fábrica.

Assim, você pode acessar e ler cada um desses itens e fazer configurações que ache necessário ao seu método de trabalho. As opções são geralmente voltadas ao trabalho geral do texto, como por exemplo, exibir ou não uma barra de ferramentas, os idiomas instalados e o idioma padrão, opções de salvamento automático e de quanto em quanto tempo deve ser feito, entre outros inúmeros recursos, basta acessar o menu, ler e fazer a sua configuração.

Conclusão sobre Word

O Microsoft Word passou por diversas versões e vem evoluindo cada vez mais. Atualmente é o editor/criador de texto mais completo que se pode encontrar e com uma infinidade de recursos e opções que vão te ajudar a conseguir realizar o trabalho que desejar. 

Trouxemos aqui um guia básico para você poder compreender melhor o funcionamento desse programa e não ter dificuldades com coisas simples e até avançadas do Word. Uma ótima dica para você que gosta de entender melhor os programas que utiliza, é explorar o mesmo.  Faça vários textos, anexe imagens, formate, configure margens, entre outros. Através da utilização e prática, você irá ficar ainda melhor na utilização dessa ferramenta. 

 

 

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