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Nota Fiscal Eletrônica: o que é e como emitir de forma descomplicada

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A Nota Fiscal Eletrônica está bem consolidada como principal documento necessário para comprar a venda de um produto ou prestação de serviços no mercado brasileiro.

O método manual trazia muitos problemas burocráticos e demandava muito tempo para ser preenchido. Com a chegada do modelo eletrônico, ficou muito mais fácil fazer o preenchimento e armazenar por muito mais tempo.

Neste artigo, vamos conhecer um pouco mais dessa história e como podemos emitir a NF-E sem precisar gastar papel e tempo, deixando o fornecedor e prestador com mais tempo para cuidar do negócio.

História da Nota Fiscal

Os primeiros registros da emissão e obrigatoriedade da nota fiscal para os consumidores datam da década de 1970, de forma manual, em que os blocos de documentos começaram a ser produzidos e a serem vendidos no mercado aos fornecedores.

Além disso, um conjunto de regras vindas a partir das medidas econômicas durante o milagre econômico, no regime militar, instituiu a necessidade da produção e entrega de notas fiscais de produtos e serviços aos consumidores com duas intenções claras:

  • Assegurar a garantia ao consumidor sobre aquilo que foi comprado;
  • Regular o recolhimento correto dos impostos pagos aos entes municipais, estaduais e federais.
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Antes da nota fiscal, as vendas de produtos e prestação dos mais diversos serviços não tinham um ordenamento legal ou algo que as comprovasse.

Sem um documento, era muito comum os clientes realizarem serviços de forma repetida, justamente por não terem uma garantia sobre o que foi realizado em seu produto anteriormente.

Soma-se a isso também o contratempo de comprar algum produto e que logo tivesse um defeito na sua fabricação ou durante o uso. A quem poderiam recorrer neste tipo de caso? Como comprovar que o produto foi realmente comprado naquele estabelecimento? E receber o dinheiro de volta?

Não era somente aos clientes que esse problema era notável. Ao poder público, a missão também era absolutamente ingrata. 

Como sabemos, a arrecadação das prefeituras, dos governos estaduais e da União é advinda exclusivamente dos impostos e tributos recolhidos de empresas e pessoas físicas. 

Era perfeitamente fácil saber o quanto era recolhido de impostos das pessoas, mas como aferir o quanto era recolhido das empresas sendo que não se tinha nenhum documento que comprovasse tal valor?

Eram tantas as dores de cabeça que era necessário resolver de alguma forma esse problema e tornar o sistema mais factível. Diante disso, o instrumento da nota fiscal foi implantado e se tornou obrigatório em todo o território nacional.

Nos anos seguintes, a NF se tornou um procedimento comum a grande parte dos comércios e empresas em todo o país, até como forma de se assegurar e controlar as vendas realizadas.

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O que viria como consequência seria uma montanha de papel por mês. Por portaria das secretarias de finanças de cada cidade e estado, as empresas eram obrigadas a guardar as notas para conferência futura.

A exigência demandava separar locais específicos para armazenar todas as notas, o que poderia causar acidentes e perda do material se ficasse em condições inadequadas.

Mudança para a Nota Fiscal Eletrônica

Durante o fim da década de 1990 e começo dos anos 2000, as empresas e escritórios de contabilidade estavam saturados, literalmente, com a grande quantidade de notas emitidas e armazenadas, podendo ser um ativo para problemas mais sérios, como incêndios.

Junto a esse ponto, o excesso de papel era necessariamente chato e irritante para diversos consumidores. A demanda por mudança nesse modelo era latente e necessária.

Uma das sugestões apresentadas pelas entidades era o uso da nota fiscal emitida e disponibilizada de forma eletrônica. Porém, os desafios a serem enfrentados eram inúmeros e complicadíssimos.

Em primeiro lugar, a falta de uma infraestrutura adequada impedia totalmente essa possibilidade. Além de termos uma rede de conexão muito limitada, faltava uma rede de dados robusta capaz de integrar e concentrar todas as notas emitidas, tanto dentro das empresas quanto registrá-las nos departamentos públicos específicos.

Outro fator que também trazia complicações era a necessidade de se ter uma legislação específica da receita federal, o que impedia a evolução do recolhimento de tributos através das notas fiscais eletrônicas.

Os primeiros indícios da emissão de notas eletrônicas são datados do final do século passado por algumas empresas. Esses documentos estavam sendo confeccionados como formulários contínuos, de modo a serem impressos nas unidades matriciais.

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Mas o que realmente faria mudar o cenário era uma ação governamental. E isso aconteceu em 2003, a partir da aprovação da Emenda Constitucional 42, na qual introduziu o inciso que determinaria para as administrações tributárias da União, dos estados, municípios e Distrito Federal uma atuação integrada entre os entes, compartilhando informações e cadastros fiscais.

Formulação da Nota Fiscal Eletrônica

nota fiscal

Era necessário atender a nova Emenda Constitucional, a União, Estados e Municípios precisavam ordenar um pleno funcionamento da política tributária e trabalhar esta integração tão necessária.

Para isso, foi organizado o primeiro Encontro Nacional de Administradores Tributários (ENAT), entre os dias 15 a 17 de julho de 2004, na cidade de Salvador (BA).

Estavam presentes a esse encontro os responsáveis pelos entes tributários no âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e das capitais dos estados, representando os municípios juntamente com a Receita Federal.

O principal objetivo estava em encontrar soluções em conjunto para resolver as seguintes pendências:

  • Problemas administrativos;
  • Padronizar as informações dadas juntos aos órgãos correspondentes;
  • Reduzir custos;
  • Promover uma fiscalização mais eficaz;
  • Estimular ações em parceria entre todos os órgãos;
  • Cruzamento de dados e padronização de procedimentos.

Depois de três dias de discussões, ficou decidido a aprovação de dois protocolos de cooperação técnica. O primeiro acordo consistia na construção de um cadastro que fosse sincronizado entre todos os poderes tributários capaz de atender suas necessidades específicas.

Além disso, um outro cadastro, de modo mais generalizado, destinado especificamente para desenvolver novos métodos e instrumentos de operação, fiscalização e gestão que atendesse às necessidades específicas das administrações tributárias.

O segundo protocolo de cooperação assinado foi a geração de uma nota fiscal unificada para todas as regiões do país desenvolvido de maneira eletrônica, chamado de Nota Fiscal Eletrônica.

Ao mesmo tempo em que os poderes tributários trabalham nesta integração, o governo federal estruturou um programa na qual englobava um sistema totalmente público em que concentrava a escrituração contábil, escrituração fiscal e a nova nota fiscal eletrônica, o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital da Receita Federal).

Depois de um ano de estudos e conversas, as diretrizes técnicas do projeto na NF-e foram discutidas em uma reunião da ENAT em abril de 2005, na cidade de São Paulo, no qual todos os projetos em andamento pelas Administrações Tributárias fossem unificados em um só produto.

Quatro meses depois, aconteceu o segundo ENAT, na capital paulista, em que todos os secretários de finanças dos estados e do Distrito Federal, o secretário da Receita Federal e os representantes das secretarias de finanças das principais capitais, representando os municípios da nação, estiveram presentes para assinar um novo protocolo.

O resultado foi a assinatura do Protocolo 03/2005, no qual o objetivo era desenvolver e implantar a Nota Fiscal Eletrônica em todo o país. Assim, foi concluído um processo que durou cerca de um ano.

Os primeiros estados que emitiram as primeiras notas fiscais eletrônicas com validade tributária foram os estados de Goiás e Rio Grande do Sul.

Por consequência, os demais entes federativos começaram a emitir as suas primeiras notas fiscais, processo que foi concluído em 2010.

Hoje, todos os estados do país permitem a emissão da Nota Fiscal Eletrônica para as seguintes atividades os contribuintes do ICMS enquadradas pelo regulamento 42/2009:

  • Atividades industriais;
  • Comércio atacadista ou de distribuição;
  • Saída de mercadoria para outra unidade da Federação;
  • Mercadorias para a Administração Pública.

Benefícios

De forma simplificada, a empresa prestadora de serviço emite uma Nota Fiscal de forma eletrônica na venda de produtos ou na prestação de serviços onde deverá conter as informações fiscais da operação efetuada.

A assinatura deve ser feita digitalmente, com o intuito de manter os dados e a emissão preservados integralmente.

O arquivo digital é enviado pela Internet para a Secretaria de Fazenda estadual, em que será pré-validado e terá como devolutiva a Autorização de Uso. Sem a mesma, a mercadoria não pode ser transitada.

Além da secretaria estadual, o arquivo é enviado para a Receita Federal, em que será armazenado digitalmente todas as NF-e no âmbito nacional e, no âmbito estadual, para as secretarias estaduais da Fazenda.

Para quem deseja consultar a nota eletrônica, o consumidor ou a empresa devem ter uma chave de acesso para baixar o documento eletrônico.

O trânsito de uma mercadoria é acompanhado por uma DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), uma representação gráfica simplificada de via única, na qual deve estar impressa a chave de acesso para a nota completa da NF-e na Internet.

Os benefícios advindos da Nota Fiscal Eletrônica ajudaram a todos os entes, desde o poder público, compradores, vendedores e toda a sociedade.

Dentre os benefícios para o poder público, destacamos o poder de confiabilidade, melhoria no processo de controle de nota fiscal, redução de custos, aumento da arrecadação pública, com menor sonegação.

Ao comprador, não é necessário ficar digitando notas na hora do recebimento, reduz erros de escrituração e melhora a questão do relacionamento com fornecedores.

Para o vendedor, reduz os custos de impressão, aquisição de papel, envio de documento fiscal, armazenagem de documentos de ordem fiscal e simplifica a necessidade de obrigações adicionais.

Por fim, a sociedade se beneficia com a redução do consumo de papel, incentiva o comércio eletrônico e novas tecnologias, ajuda a padronizar os relacionamentos eletrônicos e abre mais oportunidades de negócios.

Como emitir a Nota Fiscal Eletrônica

nf-e

A emissão não exige muito trabalho, mas é importante se atentar a estes passos de modo a evitar erros e dores de cabeça na hora da retificação, o que não é muito recomendado em todos os casos.

Em primeiro lugar, a empresa ou o consumidor deve ter um certificado digital para fazer a emissão da nota. O certificado dá validade jurídica ao documento pelo fato de confirmar a sua autenticidade.

Quer dizer, é como se funcionasse como um atestado de veracidade e originalidade. O mercado disponibiliza vários órgãos que possuem autorização junto à Receita Federal para emissão do certificado digital. Ela recebeu a certificação de autenticidade pela ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

Logo após, o emissor deve se credenciar também na secretaria da fazenda, seja estadual ou municipal. A empresa ou o fornecedor deve se atentar aos procedimentos específicos de cada estado.

Porém, na maioria dos casos, o passo a passo é simples e não exige muito tempo ou dores de cabeça.

Ao mesmo tempo, o emissor também deve cuidar de adquirir um programa autorizado e acreditado para fazer a emissão da NF-e.

O mercado tem milhares de opções, mas nem todos conseguem manter os dados preservados ou fazer o envio correto da nota para os órgãos tributários estaduais, municipais e da União.

Existem softwares que têm o armazenamento interno e os serviços que armazenam na nuvem, mantendo o arquivo protegido e disponível para ser acessado a qualquer momento.

Uma dica para escolher o programa de emissão da nota: confira a quantidade de notas emitidas diária e mensalmente.

Quanto maior a quantidade, será totalmente necessário incluir um programa que consiga integrar também com um programa de gestão ou um sistema de faturamento.

Finalmente, faça todos os testes necessários para a emissão e envio das notas. Assim, sua empresa vai conseguir dar andamento ao faturamento com informações mais precisas, não vai precisar retificar com constância por conta da diminuição de erros.

Como toda e qualquer atividade, ela pode estar inserida em erros de ordem profissional, seja por desconhecimento de uma plataforma quando inédita ou por erros crassos mesmo.

O segredo é manter a calma, prestar todo o apoio e suporte necessários e dar sequência ao trabalho sem prejudicar os demais setores da empresa.

Versões

Desde 2005, quando foi testado pela primeira vez, os protocolos de emissão e as versões das notas digitais passaram por atualizações necessárias que otimizam seu funcionamento e trouxeram itens de segurança, com o foco de evitar vazamentos e crimes tributários.

No total são quatro versões aplicadas nestes últimos 15 anos. A primeira versão foi usada entre 2006 a 2010.

A segunda versão da NF-e rodou entre 2011 e março de 2015, sendo sucedido pela versão 3.1, que valeu entre abril de 2015 e julho de 2018.

Desde agosto de 2018, a versão 4.0 vigora com mais itens de segurança e de confiabilidade.

Ainda há muito a ser feito, mas cada vez mais a Nota Fiscal Eletrônica vem sendo solicitada e usada pelas empresas dos mais diversos segmentos.

A sua utilização veio para simplificar o funcionamento e recebimento de notas tanto para fornecedores quanto de governos e entidades públicas de finanças.

Algumas dicas são fundamentais para evitar dores de cabeça no futuro e ter a garantia do seu produto ou serviço em dia:

  • Solicite sempre a Nota Fiscal Eletrônica do estabelecimento. Além de poder receber a via no seu e-mail, você pode acessar de qualquer lugar e assegurar a garantia do produto;
  • Desconfie sempre do comércio ou empresa que não utilize a NF-e. Ela pode estar cometendo o crime de sonegação fiscal e você pode correr o risco de ser enganado e não ter acesso a trocar o produto em caso de defeito;
  • Guarde em um local fácil de se armazenar as notas. Assim, você não terá problemas em saber onde elas estão e, a depender do produto, não terá dificuldades em declarar o imposto de renda, no caso dos planos de saúde.

A Nota Fiscal Eletrônica surgiu no final de 1990 e se consolidou em 2005 como solução ao meio físico, que causava muitas dores de cabeça para quem emite e quem recebia.

Foi o final daquelas pastas com as notas de cada ano, que poderiam até causar um sério acidente dentro do escritório de contabilidade ou até do próprio negócio, como um incêndio com produtos inflamáveis.

Além disso, podemos sem medo de errar afirmar que a NF no modo eletrônico ajuda o próprio ambiente por conta da queda na quantidade de papel consumido e a consequente preservação do meio onde o eucalipto, principal ativo da fabricação do produto, está.

Finalmente, essa nota emitida não inviabiliza o meio físico, mas torna a vida do cliente mais ecológica e menos engessada, deixando o cliente se preocupar com outras situações mais importantes.

Hoje, conhecemos um pouco mais sobre a história da Nota Fiscal Eletrônica, a forma como ela nasceu, se desenvolveu e se tornou importante para todos os segmentos, beneficiando todos os atores envolvidos na política tributária de nosso país.

Para os próximos anos, uma nova versão está sendo aguardada com mais segurança e muito mais praticidade no preenchimento e exibição de informações, com o foco de facilitar a vida do cliente final.

Até a próxima!

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